Depuis deux décennies, les grandes entreprises ont investi massivement dans la transformation numérique. Mais cette révolution, portée par l’essor des solutions SaaS et l’automatisation des processus, s’est accompagnée d’une flambée des coûts. Aujourd’hui, les services RH et IT se retrouvent au cœur d’un système qui combine dépendance technologique et pressions économiques. Décryptons cette spirale et ses implications.

Les RH et les outils numériques : une aide précieuse ou un gouffre financier ?

Les départements RH, autrefois centrés sur des interactions humaines directes, sont aujourd’hui des consommateurs avides de technologies. Des plateformes de recrutement aux systèmes de gestion des talents, en passant par les outils de planification des effectifs, ils s’appuient désormais sur des solutions SaaS. Si ces outils promettent une meilleure efficacité, ils pèsent lourdement sur les budgets.

Un exemple frappant concerne les plateformes de recrutement. Des acteurs majeurs comme LinkedIn ou Indeed proposent des solutions de publication d’offres et d’accès aux bases de données de candidats. Le coût annuel pour (uniquement) publier des annonces peut atteindre 10 000 € pour une entreprise de taille moyenne, sans compter les frais liés à des options supplémentaires comme le sponsoring d’offres ou l’accès à des statistiques avancées.

Pour les grandes entreprises, ces dépenses grimpent encore : un contrat avec une plateforme de gestion des talents (par exemple, Workday ou SAP SuccessFactors) peut représenter jusqu’à 150 € par employé et par an. Or, une mauvaise intégration ou un faible usage de ces outils peut réduire leur retour sur investissement à presque zéro.

SaaS : Quand l’abonnement devient une prison dorée

Les éditeurs SaaS ont instauré un modèle économique basé sur des abonnements récurrents, parfois présentés comme une solution flexible et moderne. En réalité, ce modèle crée une dépendance qui laisse peu d’alternatives aux entreprises. Les tarifs sont fixés unilatéralement, souvent avec des augmentations régulières.

Prenons l’exemple de Microsoft, dont les outils (Office 365, Teams) sont devenus incontournables. En 2021, Microsoft a augmenté ses tarifs de 20 %, justifiant cette hausse par l’ajout de nouvelles fonctionnalités. Les entreprises, incapables de migrer vers une alternative sans perturber leurs activités, ont dû absorber cette augmentation.

Pour les départements RH, ce type de pratiques est particulièrement contraignant. Par exemple, des entreprises ayant adopté des plateformes comme LinkedIn Recruiter doivent renouveler leurs abonnements chaque année, sous peine de perdre l’accès à des bases de données de candidats qu’elles ont pourtant déjà enrichies par leur propre usage.

Mieux dépenser : L’essor du FinOps pour rationaliser les budgets

Face à ces défis, certaines entreprises se tournent vers des stratégies de rationalisation. Le FinOps, une pratique visant à optimiser les dépenses technologiques, devient une réponse clé. Cette approche, qui analyse les coûts logiciels en fonction des usages réels, peut générer des économies significatives.

Un exemple concret est celui d’une grande entreprise de services en Suisse, spécialisée dans l’ingénierie. En analysant les coûts de ses outils collaboratifs, elle a découvert qu’un tiers des licences payantes de sa plateforme de visioconférence restaient inutilisées. Grâce au FinOps, elle a réattribué ces licences aux départements qui en avaient réellement besoin, tout en supprimant celles non utilisées. Résultat : une économie annuelle de 1,2 million CHF, sans compromettre la productivité.

Cette approche a également permis de négocier un nouvel accord avec l’éditeur, basé sur une utilisation réelle et non sur un volume initial souvent surestimé.

Externaliser pour mieux avancer : La clé de la flexibilité

Outre la gestion des outils numériques, les entreprises explorent une autre voie : l’externalisation des compétences. Plutôt que de recruter en interne, elles font appel à des experts externes pour des missions spécifiques. Ce modèle offre plusieurs avantages :

• Une réduction des coûts fixes, particulièrement dans les départements RH où les cycles d’activité (recrutement, formation) sont irréguliers.
• Un accès à des spécialistes immédiatement opérationnels, sans besoin de formation initiale.
• La possibilité de garantir des résultats mesurables, notamment pour des projets comme le déploiement de nouveaux outils SaaS ou la gestion de campagnes de recrutement massives.

Selon une étude de McKinsey, 70 % des grandes entreprises considèrent l’externalisation comme un levier stratégique pour maintenir leur compétitivité.

Les entreprises suisses, championnes de l’optimisation

Les entreprises suisses, réputées pour leur pragmatisme, ont rapidement compris la nécessité de maîtriser ces enjeux. Trois pratiques clés les distinguent :

1. L’adoption mesurée des outils SaaS : Contrairement à d’autres marchés, les entreprises suisses investissent dans des solutions numériques en évaluant rigoureusement leur retour sur investissement. L’utilisation des plateformes est systématiquement suivie, et les outils inutilisés sont rapidement abandonnés. Cela reflète une culture de la frugalité où chaque franc investi doit produire des résultats tangibles.
2. Le recours à l’externalisation ciblée : En Suisse, près de 40 % des projets RH sont confiés à des prestataires externes spécialisés. Cette stratégie permet de limiter les charges fixes tout en garantissant un haut niveau de qualité dans l’exécution. Par exemple, de nombreuses entreprises suisses externalisent désormais la gestion de leurs campagnes de recrutement, réduisant ainsi les coûts associés aux abonnements SaaS.
3. Une approche proactive du FinOps : Les entreprises suisses ont été parmi les premières en Europe à adopter cette pratique, notamment dans les secteurs de la finance et de l’horlogerie. Grâce à des analyses détaillées, elles identifient les redondances et rationalisent leurs abonnements, économisant des millions chaque année.

Conclusion : Innover, mais avec bon sens

Le développement des outils numériques a ouvert des opportunités immenses, mais il a aussi imposé des contraintes inédites aux entreprises, et en particulier aux départements RH. Les entreprises suisses démontrent qu’il est possible de concilier innovation technologique et maîtrise des coûts. Leur capacité à optimiser les outils numériques, à externaliser intelligemment et à adopter des pratiques comme le FinOps en fait un modèle à suivre pour les organisations du monde entier.

Face aux pressions économiques et à la montée des monopoles SaaS, ces stratégies apparaissent non seulement comme une réponse, mais comme une voie durable vers la performance et l’agilité.